自治体窓口の混雑緩和と来庁予約を支援する
OCEの自治体向け窓口予約システム
窓口業務における来庁予約のオンライン化と、予約管理の効率化をサポートします。
各自治体の運用条件に応じた設計により、無理のない導入と運用改善を支援します。
※導入効果は、窓口体制・予約運用・来庁状況等により異なります
自治体窓口の運用に対応した予約管理
自治体窓口では、部署ごとに異なる受付時間や人員配置、臨時対応など、複雑な条件のもとで運用が行われています。
本システムは、こうした運用条件に対応できる設計により、現場の運用に即した予約管理を可能にします。
柔軟な運用に対応できる予約システム
自治体窓口では、手続きごとに受付時間や人員配置などの条件が異なり、 汎用的な予約システムでは対応が難しいケースがあります。
本システムは、こうした運用に対応できる柔軟な設計により、 現場に即した予約管理を実現します。
手続きごとの受付時間に対応
手続きや部署ごとの業務時間に合わせて、予約枠を柔軟に設定できる機能を備えています。
例えば、
- マイナンバーカード業務：8:15開始
- 転入・転出：8:30開始
- 子育て相談窓口：9:00開始
といった運用にも対応できます。
住民は実際に予約可能な時間だけを確認できるため、予約ミスの抑制につながる運用が可能です。
窓口ごとの休憩時間管理
窓口ごとに異なる昼休み時間も設定可能です。
例えば、
- 市民課：12:00～13:00
- 子育て支援課：13:00～14:00
といった設定が可能です。
各部署の運用ルールに合わせた予約制御を行えます。
臨時スケジュール変更
研修や会議などによる一時的な変更にも対応できます。
例えば、
- 職員研修
- 防災訓練
- 庁内会議
- 選挙対応
などにより、受付可能人数が一時的に変動することがあります。
管理画面から簡単に設定を変更できるため、柔軟なスケジュール管理を行える機能を備えています。
臨時開庁・休日窓口対応
マイナンバーカード交付や繁忙期対応などの特別な開庁スケジュールや、自治体独自の休庁日設定にも対応可能です。
例えば
- 土曜開庁
- 日曜臨時窓口
- 延長窓口
- 庁舎点検日/システムメンテナンス日
など、必要な日時だけ予約枠の追加・停止が行えます。
職員数・窓口数を考慮した予約制御
自治体窓口では、「職員は5人いるが窓口席は3席しかない」というケースもあります。
当システムでは、
- 職員数
- 窓口数
- 手続きごとの対応時間
を考慮した予約管理が可能です。
実際の運用に合わせて最適な予約数を自動制御できます。
住民・職員双方に配慮した操作性
住民はスマートフォンやパソコンから予約操作が可能です。
職員は管理画面から予約状況や受付状況をリアルタイムに確認できます。さらに、
- 予約確認メール
- 持参物案内
- 事前質問機能
- 統計レポート
など、窓口業務を支援する機能も充実しています。
OCEの窓口予約システムが選ばれる理由
自治体運用に対応した設計
各部署ごとの受付時間や人員配置など、自治体特有の運用に対応した設計
柔軟な予約管理
受付時間・枠数・臨時対応など、運用に応じた設定が可能
操作しやすい画面設計
住民・職員ともに使いやすい画面設計でスムーズな運用を支援
運用支援体制
導入から運用までを見据えたサポート体制
安心して導入いただくために
本サービスは、自治体ごとの要件に応じた個別構成で提供します。提供内容・費用・運用条件は案件ごとに異なります。
詳細はお問い合わせください。
セキュリティ・運用管理
本システムでは、以下の観点でセキュリティおよび運用管理に対応しています。
- 通信の暗号化（SSL/TLS）
- アクセス権限に基づく利用制御
- 操作権限・アカウント管理の設計対応
- データ管理および運用ルールの個別設計
自治体の運用基準やセキュリティ要件に応じた構成については、導入時に個別に設計・調整を行います。
導入・支援実績
当社では、自治体向けシステムの開発および導入支援を行っています。
本サービスに関連する取り組みとして、以下の自治体での対応実績があります。
- 東京都港区 様
- 千葉県市川市 様
これらの知見をもとに、自治体業務の運用に応じた設計・支援に対応しています。
※具体的な導入範囲や運用内容は、各自治体の運用条件に応じて異なります。
提供形態について
待たせない窓口から、運用できる窓口へ。
自治体ごとの窓口運用に応じた予約システムの導入をご検討の方へ。
運用条件に合わせた設計内容をご案内します。
※お問い合わせにより取得した個人情報は、以下の目的で利用します。
・お問い合わせ対応
・資料の送付
・関連サービスのご案内
法令に基づく場合を除き、第三者への提供は行いません。詳細は［プライバシーポリシー］をご確認ください。